Оформлення закордонного паспорта особі, яка досягла 16-річного віку здійснюється на підставі заяви-анкети, поданої нею особисто.

При цьому оформлення закордонного паспорта особі, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною здійснюється на підставі заяви-анкети піклувальника або іншого законного представника.

До заяви додаються:

• роздрукована та підписана анкета (звантажити);
• попередній паспорт, який підлягає обміну (якщо паспорт оформлюється не вперше) (оригінал та копія першої сторінки з персональними даними);
• внутрішній паспорт у вигляді книжечки (за наявності), (оригінал та копія) або ID-карта (за наявності) (оригінал та копія). У разі оформлення закордонного паспорта вперше один з цих документів подається обов'язково;
• документ, що підтверджує постійне проживання або тимчасове перебування громадянина України за кордоном;
• витяг з Реєстру територіальних громад про реєстрацію місця проживання в Україні / довідка про реєстрацію місця проживання тимчасово переміщеної особи (можна сформувати в "Дії" та роздрукувати) (копія);
• довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП, якщо оформлювався, оригінал та копія);
• квитанція про сплату консульського збору (роздрукована): 90 дол США - оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон; 40 дол США - автоматизована обробка даних при оформленні паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
• Чоловіки віком 18-60 років додатково подають військово-обліковий документ виключно у електронному вигляді (е-ВОД). Детальніше про РЕЗЕРВ+ та е-ВОД. 

У разі втрати або викрадення попереднього паспорта до заяви додається документ (протокол, довідка тощо), виданий компетентним органом держави, в якій було втрачено або викрадено паспорт, що підтверджує факт звернення власника з приводу його втрати або викрадення. Такий документ подається без легалізації та перекладу українською мовою. У разі оформлення паспорта у зв'язку зі зміною персональних даних (прізвища та/або імені) до заяви додається документ, що підтверджує таку зміну (свідоцтво про шлюб, про розірвання шлюбу, рішення суду тощо). При цьому оформленню закордонного паспорта на нове прізвище та/або ім’я має передувати переоформлення «внутрішнього» паспорта (ID-картки).

У разі коли заявникові раніше не оформлювався документ, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та/або надає право на виїзд з України і в’їзд в Україну, за умови оформлення паспорта для виїзду за кордон вперше, подається довідка про реєстрацію особи громадянином України (за винятком випадків, коли батьки особи на момент її народження були громадянами України).